به منظور ایجاد بستر مناسبی برای ارائه مقالات پذیرفته به صورت پوستر، محققین محترمی که مقاله آنها به صورت پوستر پذیرش شده است، بایستی نسبت به تهیه یک ارائه ضبط شده و صداگذاری شده در نرم‌افزار پاورپوینت اقدام نمایند. ویدئو ضبط شده نباید بیش از 10 دقیقه باشد و حتماً بایستی تا مورخ 11-11-403 برای دبیرخانه کنفرانس ایمیل گردد.
به عبارت دیگر، مقالات پذیرش شده به صورت پوستر به صورت غیربرخط ارائه خواهند شد.
ذکر آدرس ایمیل نویسندگان مقاله در آخرین اسلاید به منظور دسترسی مخاطبین ضروری می‌باشد.
کلیه ویدئوهای دریافت شده در خصوص مقالات پذیرش شده به صورت پوستر بر روی مجموعه مقالات کنفرانس ذخیره و در اختیار کلیه شرکت کنندگان کنفرانس قرار داده خواهد شد.
شایان ذکر است که حجم فایل ارسالی از طریق ایمیل نباید بیش از 20 مگابایت باشد و چنانچه حجم فایل ضبط شده بیشتر از 20 مگابایت گردید، لطفاً نسبت به بارگذاری آن در Google Drive و در اختیار قراردادن لینک جهت دانلود آن اقدام نمایید. پس از دریافت فایل ضبط شده چه از طریق ایمیل رسمی کنفرانس و چه از طریق لینک بارگذاری شده در Google Drive، ایمیل تایید برای نویسنده مسوول مکاتبات حداکثر تا دو روز پس از دریافت، ارسال خواهد شد. عدم دریافت ایمیل تایید به معنی عدم دریافت ویدئو ضبط شده ارائه می‌باشد.
تاکید می‌نماید که مدت زمان ویدئو ضبط شده نبایستی بیشتر از 10 دقیقه گردد و دبیرخانه کنفرانس از قراردادن ویدئوهای با مدت طولانی‌تر بر روی محتوای کنفرانس، خودداری خواهد نمود.
عدم دریافت ویدئو ضبط شده تا مورخ 11-11-403 به معنی عدم ارائه مقاله مذکور می‌باشد و لذا گواهی ارائه برای مقالات پذیرش شده به صورت پوستر که ویدئو ضبظ شده ارائه آن دریافت نگردد؛ صادر نخواهد شد.
خاطر نشان می‌سازد که کلیه پژوهشگرانی که مقالات آنها به صورت پوستر پذیرفته شده است و برای شرکت در کنفرانس نیز ثبت نام نموده‌اند، در روزهای برگزاری کنفرانس امکان حضور و استفاده از نشستهای حضوری را همانند کلیه شرکت کنندگان دیگر خواهند داشت.